Privātuma politika
I. Vispārīgie nosacījumi
1. Biedrība “European Law Students’ Association Latvia”, reģistrācijas Nr. 40008068622, juridiskā adrese: “Strautnieki”, Mālpils pag., Siguldas nov., LV-2152 (turpmāk – ELSA Latvia), apņemas aizsargāt fizisko personu privātumu un personas datus, kurus tā apstrādā savas darbības ietvaros.
2. Privātuma politikas mērķis ir sniegt pārskatāmu informāciju par to, kādus personas datus ELSA Latvia iegūst, kādiem nolūkiem un uz kāda tiesiskā pamata tos apstrādā, cik ilgi tos glabā, kam tos var izpaust un kādas tiesības ir datu subjektam.
3. Veicot personas datu apstrādi, ELSA Latvia ievēro Regulu,[1] Fizisko personu datu apstrādes likumu, Biedrību un nodibinājumu likumu un citus piemērojamos normatīvos aktus.
4. Privātuma politika attiecas uz ELSA Latvia biedriem un biedru kandidātiem, pasākumu un projektu dalībniekiem, konkursu un tiesu izspēļu dalībniekiem, valdi, valdes kandidātiem, brīvprātīgajiem, sadarbības partneru un sponsoru kontaktpersonām, pakalpojumu sniedzējiem, tīmekļvietnes apmeklētājiem, kā arī citām personām, kuras sazinās ar ELSA Latvia vai kuru dati citādi nonāk ELSA Latvia rīcībā.
5. Personas datu apstrāde var notikt elektroniski un papīra formā, tostarp izmantojot pieteikuma anketas, elektronisko pastu, tīmekļvietni, tiešsaistes formas, mākoņpakalpojumus, videokonferenču platformas, sociālos tīklus un citus ELSA Latvia darbības nodrošināšanai izmantotus rīkus.
6. Ja ELSA Latvia tīmekļvietnē tiek izmantotas sīkdatnes, informācija par to izmantošanu un lietotāja izvēles iespējām tiek sniegta attiecīgajā sīkdatņu paziņojumā.
II. Datu pārzinis un kontaktinformācija
7. Personas datu pārzinis ir biedrība “European Law Students’Association Latvia”, reģistrācijas Nr. 40008068622, juridiskā adrese: “Strautnieki”, Mālpils pag., Siguldas nov., LV-2152.
8. Saziņai par personas datu apstrādi un datu subjektu tiesību īstenošanu: e-pasts: elsa.latvija@gmail.com; tīmekļvietne https://elsalatvia.lv/.
9. Iesniedzot pieprasījumu par personas datiem, ELSA Latvia var lūgt sniegt informāciju, kas nepieciešama pieprasītāja identitātes pārbaudei, lai nepieļautu datu izpaušanu nepiederošai personai.
III. Personas datu iegūšanas avoti un datu kategorijas
10. ELSA Latvia personas datus visbiežāk iegūst tieši no datu subjekta – aizpildot biedra vai pasākuma pieteikuma anketu, reģistrējoties konkursam, tiesu izspēlei, semināram, konferencei, studiju vizītei vai citai aktivitātei, kandidējot uz amatu vai komandu, sazinoties ar ELSA Latvia, noslēdzot līgumu vai iesniedzot izdevumu atlīdzināšanas dokumentus.
11. Atsevišķos gadījumos dati var tikt saņemti no citas personas vai organizācijas, piemēram, komandas kapteiņa, universitātes, sadarbības partnera, ELSA International vai citas ELSA nacionālās grupas, ja tas ir nepieciešams attiecīgās aktivitātes nodrošināšanai un šādai datu nodošanai ir tiesisks pamats.
12. Biedra uzņemšanas un biedru administrēšanas ietvaros ELSA Latvia var apstrādāt vārdu, uzvārdu, personas kodu vai citu identifikācijas informāciju, dzīvesvietas adresi, tālruņa numuru, e-pasta adresi, informāciju par mācību iestādi, imatrikulācijas vai absolvēšanas gadu, interesējošām ELSA darbības jomām un tiesību nozarēm, pieteikuma saturu, biedra statusu, biedru naudas maksājumiem un ar dalību biedrībā saistīto saziņu.
13. Pasākumu, projektu, konkursu un tiesu izspēļu ietvaros atkarībā no konkrētās aktivitātes ELSA Latvia var apstrādāt dalībnieka vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju, pārstāvēto augstskolu vai organizāciju, studiju programmu vai kursu, komandas sastāvu, pieteikuma atbildes, iesniegtos darbus, rezultātus, vērtējumus, sertifikātu izsniegšanai nepieciešamo informāciju, dalības maksājumu vai izdevumu atlīdzināšanas informāciju un citu konkrētās aktivitātes nodrošināšanai nepieciešamu informāciju.
14. Kandidātu atlases, valdes vēlēšanu, komandu un brīvprātīgo darba organizēšanas ietvaros ELSA Latvia var apstrādāt kandidāta vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju, studiju un profesionālo pieredzi, motivāciju, prasmes, valodu zināšanas, iepriekšējo darbību ELSA, kandidatūras materiālus, vēlēšanu vai atlases rezultātus un ar pienākumu izpildi saistīto informāciju.
15. Starptautisku ELSA programmu, prakses, delegāciju, studiju vizīšu vai citu mobilitātes iespēju ietvaros ELSA Latvia var apstrādāt pieteikuma datus, CV, motivācijas informāciju, valodu prasmes, studiju statusu, izvēlētās programmas vai galamērķus un citu konkrētajā pieteikumā prasīto informāciju.
16. Lektoru, tiesnešu, treneru, ekspertu, sadarbības partneru, sponsoru un pakalpojumu sniedzēju gadījumā ELSA Latvia var apstrādāt vārdu, uzvārdu, amatu, pārstāvēto organizāciju, profesionālo biogrāfiju, kontaktinformāciju, līguma informāciju, bankas konta informāciju, atlīdzības vai izdevumu informāciju un citu sadarbības nodrošināšanai nepieciešamu informāciju.
17. Saziņas ietvaros ELSA Latvia apstrādā saziņas dalībnieku identifikācijas un kontaktinformāciju, sarakstes saturu, iesniegumus, sūdzības, jautājumus un ELSA Latvia sniegtās atbildes.
18. Tīmekļvietnes un tiešsaistes pakalpojumu izmantošanas laikā atkarībā no izmantotajiem tehniskajiem risinājumiem var tikt apstrādāta IP adrese, ierīces un pārlūkprogrammas informācija, piekļuves laiks un sīkdatņu informācija.
19. ELSA Latvia var apstrādāt fotoattēlus, video un audio ierakstus, kuros redzami vai dzirdami pasākumu dalībnieki, organizatori, lektori, tiesneši un citas personas.
IV. Personas datu apstrādes nolūki un tiesiskais pamats
20. Biedru uzņemšana un biedru reģistra uzturēšana. ELSA Latvia apstrādā biedra pieteikuma un biedru reģistra datus, lai izvērtētu personas uzņemšanu biedrībā, pieņemtu un dokumentētu attiecīgo lēmumu, uzturētu aktuālu biedru reģistru un nodrošinātu biedra tiesību īstenošanu. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts, kā arī ELSA Latvia leģitīmās intereses saskaņā ar Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu. Biedrību un nodibinājumu likuma 28. panta otrā daļa paredz pienākumu biedrībai vest biedru reģistru, kurā cita starpā norāda biedra vārdu, uzvārdu, personas kodu un dzīvesvietas adresi.
21. Biedru administrēšana un iekšējā komunikācija. Personas dati tiek apstrādāti, lai informētu biedrus par biedru sapulcēm, balsošanu, ELSA Latvia darbību un iespējām, organizētu biedru iesaisti, uzturētu kontaktinformāciju un nodrošinātu statūtos un normatīvajos aktos paredzēto biedrības pārvaldību. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta a), apakšpunkts.
22. Pasākumu organizēšana un dalībnieku reģistrācija. Personas dati tiek apstrādāti, lai pieņemtu un izvērtētu pieteikumus, plānotu dalībnieku skaitu, sazinātos par pasākuma norisi, nodrošinātu piekļuvi klātienes vai tiešsaistes pasākumam, sagatavotu dalībnieku sarakstus, apliecinājumus vai sertifikātus un risinātu ar pasākumu saistītus organizatoriskus jautājumus. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts.
23. Konkursu, tiesu izspēļu un atlases procesu organizēšana. Personas dati, iesniegtie darbi un vērtējumi tiek apstrādāti, lai pārbaudītu atbilstību dalības kritērijiem, organizētu vērtēšanu, noteiktu rezultātus, sazinātos ar dalībniekiem un pasniegtu balvas vai apliecinājumus. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts.
24. Kandidēšana uz ELSA Latvia valdi, citām institūcijām, komandām vai brīvprātīgo amatiem. Dati tiek apstrādāti kandidatūras izvērtēšanai, vēlēšanu vai atlases norisei, saziņai un attiecīgo pienākumu organizēšanai. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta a) un c) apakšpunkts.
25. Starptautisku ELSA iespēju un pieteikumu administrēšana. Dati tiek apstrādāti, lai izvērtētu un nosūtītu pieteikumus ELSA International, citām ELSA grupām vai attiecīgajiem sadarbības partneriem, organizētu dalību, saziņu un nepieciešamos ceļošanas vai loģistikas jautājumus. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Pirms datu nodošanas ELSA Latvia, ja nepieciešams, sniedz papildu informāciju par konkrēto datu saņēmēju un apstrādes nosacījumiem.
26. Sadarbības, līgumu, maksājumu un grāmatvedības nodrošināšana. Dati tiek apstrādāti līgumu sagatavošanai un izpildei, rēķinu un maksājumu administrēšanai, izdevumu atlīdzināšanai, finanšu uzskaitei un normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpildei. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta ??) apakšpunkts
27. Saziņa, iesniegumu un sūdzību izskatīšana. ELSA Latvia apstrādā personas datus, lai atbildētu uz jautājumiem, risinātu sūdzības, pretenzijas vai citus pieprasījumus un saglabātu ar konkrēto jautājumu saistīto saziņu. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta c) vai f) apakšpunkts atkarībā no konkrētās situācijas.
28. Informēšana par ELSA Latvia darbību un iespējām. ELSA Latvia var izmantot biedru kontaktinformāciju, lai nosūtītu ar biedrības darbību, biedra statusu, pasākumiem un iespējām saistītu informāciju, ja šāda saziņa ir saprātīgi saistīta ar biedra attiecībām un ELSA Latvia leģitīmajām interesēm. Regulāri jaunumu vai reklāmas paziņojumi citām personām tiek nosūtīti uz piekrišanas vai cita normatīvajos aktos atļauta tiesiskā pamata, nodrošinot iespēju atteikties no turpmākas saziņas.
29. Foto, video un audio materiālu veidošana un izmantošana. ELSA Latvia var dokumentēt pasākumu norisi un izmantot materiālus ELSA Latvia tīmekļvietnē, sociālajos tīklos, gada pārskatos, prezentācijās un citos informatīvos materiālos. Pasākuma kopskatu un situatīvu attēlu apstrāde var tikt pamatota ar ELSA Latvia leģitīmo interesi dokumentēt un popularizēt savu darbību. Ja persona ir galvenais attēla vai ieraksta objekts, materiāls tiek veidots īpaši reklāmas vai reprezentācijas nolūkam vai apstrāde citādi var būtiski ietekmēt personas privātumu, ELSA Latvia pēc nepieciešamības balstās uz personas piekrišanu (Regulas 6. panta a) apakšpunkts). Personai ir tiesības iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmajām interesēm.
30. Tīmekļvietnes un informācijas sistēmu drošības nodrošināšana. Tehniskie dati un žurnālfaili var tikt apstrādāti, lai novērstu drošības incidentus, ļaunprātīgu izmantošanu, diagnosticētu tehniskas problēmas un nodrošinātu sistēmu darbību. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts.
31. ELSA Latvia tiesisko interešu aizsardzība. Personas dati var tikt saglabāti un izmantoti, ja tas ir nepieciešams iespējamu prasījumu, strīdu, auditu, pārbaužu vai juridisko pienākumu izpildei. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta c) un f) apakšpunkts.
V. Personas datu glabāšanas termiņi
32. ELSA Latvia glabā personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams konkrētā apstrādes nolūka sasniegšanai, juridisko pienākumu izpildei vai ELSA Latvia tiesisko interešu aizsardzībai.
33. Aktīvo biedru reģistra dati tiek glabāti visā biedra dalības laikā. Pēc biedra dalības izbeigšanās dati tiek dzēsti no aktīvā biedru reģistra, bet atsevišķi dokumenti vai ziņas var tikt saglabātas ilgāk, ja tas ir nepieciešams, lai pierādītu biedrības pārvaldes lēmumus, finanšu uzskaiti, juridisko pienākumu izpildi vai aizsargātu ELSA Latvia tiesiskās intereses.
34. Biedra kandidāta pieteikums, ja persona netiek uzņemta biedrībā, parasti tiek glabāts līdz lēmuma pieņemšanai un saprātīgu termiņu pēc tā – ne ilgāk kā 3 mēnešus, ja vien nav saņemts iebildums, sūdzība vai nav cita tiesiska pamata ilgākai glabāšanai.
35. Pasākumu, konferenču, semināru, studiju vizīšu un līdzīgu aktivitāšu pieteikumu dati parasti tiek glabāti līdz vienam gadam pēc attiecīgās aktivitātes noslēguma, ja vien ilgāka glabāšana nav nepieciešama sertifikātu, finanšu dokumentu, projektu atskaišu, prasījumu vai citu juridisku pienākumu dēļ.
36. Konkursu, tiesu izspēļu un atlases procesu dokumenti, rezultāti un vērtējumi tiek glabāti līdz 3 gadiem pēc procesa noslēguma, ciktāl tas nepieciešams rezultātu pamatošanai, iespējamai rezultātu pārskatīšanai, vēsturiskai uzskaitei vai strīdu risināšanai. Publiski izziņoti rezultāti un informācija par laureātiem var tikt saglabāta ilgāk kā ELSA Latvia darbības vēstures sastāvdaļa, izvērtējot datu subjekta tiesības un intereses.
37. Līgumu, maksājumu, grāmatvedības un nodokļu dokumenti tiek glabāti normatīvajos aktos noteiktajos termiņos.
38. Ar iesniegumiem, sūdzībām un būtisku saziņu saistītie dati parasti tiek glabāti līdz 2 gadiem pēc jautājuma galīgas atrisināšanas, ja vien ilgāka glabāšana nav pamatojama ar normatīvajiem aktiem.
39. Dati, kuru apstrāde balstīta uz piekrišanu, tiek apstrādāti līdz piekrišanas atsaukšanai vai līdz konkrētā nolūka izbeigšanai, atkarībā no tā, kurš apstāklis iestājas agrāk, ja vien pēc piekrišanas atsaukšanas nepastāv cits tiesisks pamats noteiktu datu saglabāšanai.
40. Foto, video un audio materiāli tiek glabāti tik ilgi, kamēr tie ir aktuāli ELSA Latvia darbības dokumentēšanas, sabiedrības informēšanas vai vēsturiskās arhivēšanas nolūkam.
41. Pēc glabāšanas termiņa beigām personas dati tiek dzēsti, anonimizēti vai citādi padarīti neatgriezeniski nepieejami, ja vien normatīvais akts neprasa to turpmāku glabāšanu.
VI. Personas datu saņēmēji un nodošana
42. ELSA Latvia personas datiem piekļūst tikai tās valdes locekļi, biedri, brīvprātīgie vai citas pilnvarotas personas, kurām dati nepieciešami konkrētu pienākumu izpildei, ievērojot nepieciešamības un datu minimizēšanas principu.
43. Personas dati var tikt nodoti ELSA Latvia izmantotajiem pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, e-pasta, mākoņkrātuves, tiešsaistes formu, videokonferenču, tīmekļvietnes uzturēšanas, maksājumu, grāmatvedības vai IT pakalpojumu sniedzējiem, kuri datus apstrādā ELSA Latvia uzdevumā vai kā patstāvīgi pārziņi atbilstoši sava pakalpojuma būtībai.
44. Atkarībā no konkrētās aktivitātes dati var tikt nodoti ELSA International, citām ELSA nacionālajām vai vietējām grupām, pasākuma līdzorganizatoriem, tiesnešiem un vērtētājiem, prakses vai studiju vizītes uzņemošajai organizācijai, viesnīcai, transporta pakalpojumu sniedzējam, sponsoram vai citam sadarbības partnerim tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams konkrētā nolūka sasniegšanai.
45. Personas dati var tikt izpausti valsts vai pašvaldību iestādēm, tiesībsargājošām iestādēm, tiesai, revidentiem vai citām personām, ja šāda izpaušana ir noteikta normatīvajos aktos vai ir nepieciešama ELSA Latvia tiesisko interešu aizsardzībai.
46. Izmantojot starptautiskus mākoņpakalpojumus, sociālos tīklus vai sadarbojoties ar ELSA struktūrām ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, personas dati atsevišķos gadījumos var tikt nosūtīti uz trešo valsti. Šādā gadījumā ELSA Latvia nodrošina, ka datu nosūtīšanai ir Regulas V nodaļai atbilstošs pamats.
VII. Personas datu drošība
47. ELSA Latvia īsteno samērīgus organizatoriskus un tehniskus pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret nejaušu vai prettiesisku iznīcināšanu, nozaudēšanu, pārveidošanu, neatļautu izpaušanu vai piekļuvi.
48. Atkarībā no apstrādes riska ELSA Latvia izmanto piekļuves tiesību ierobežošanu, kontu un paroļu aizsardzību, piekļuves tiesību pārskatīšanu, datu minimizēšanu, drošu dokumentu glabāšanu, rezerves kopēšanu un citus piemērotus drošības pasākumus.
49. Personām, kurām ELSA Latvia darbības ietvaros ir piekļuve personas datiem, ir pienākums tos izmantot tikai piešķirto uzdevumu veikšanai un neizpaust nepiederošām personām.
VIII. Datu subjekta tiesības
50. Datu subjektam normatīvajos aktos paredzētajā apjomā ir tiesības pieprasīt ELSA Latvia apstiprinājumu par to, vai tiek apstrādāti viņa personas dati, un saņemt piekļuvi apstrādātajiem datiem un informācijai par to apstrādi.
51. Datu subjektam ir tiesības pieprasīt neprecīzu personas datu labošanu un nepilnīgu datu papildināšanu.
52. Datu subjektam ir tiesības Regulas noteiktajos gadījumos pieprasīt personas datu dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu.
53. Ja apstrāde balstīta uz Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu, datu subjektam ir tiesības, pamatojoties uz savu konkrēto situāciju, jebkurā laikā iebilst pret šādu personas datu apstrādi. ELSA Latvia pārtrauc attiecīgo apstrādi, ja vien nepastāv leģitīmi iemesli apstrādes turpināšanai.
54. Ja personas datu apstrāde balstās uz piekrišanu, datu subjektam ir tiesības jebkurā laikā piekrišanu atsaukt. Piekrišanas atsaukšana neietekmē tās apstrādes likumību, kas veikta pirms piekrišanas atsaukšanas.
55. Lai īstenotu savas tiesības, datu subjekts var sazināties ar ELSA Latvia, rakstot uz e-pastu elsa.latvija@gmail.com. ELSA Latvia atbild bez nepamatotas kavēšanās un Regulā noteiktajos termiņos.
56. Ja datu subjekts uzskata, ka viņa personas datu apstrāde pārkāpj Regulas vai citu piemērojamo normatīvo aktu prasības, viņam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050; e-pasts pasts@dvi.gov.lv; tālrunis +371 67223131; tīmekļvietne https://www.dvi.gov.lv/.
IX. Noslēguma jautājumi
57. ELSA Latvia regulāri pārskata Privātuma politiku un var to aktualizēt, ja mainās personas datu apstrādes procesi, izmantotie tehnoloģiskie risinājumi vai piemērojamais normatīvais regulējums.
58. Privātuma politikas aktuālā versija tiek publicēta ELSA Latvia tīmekļvietnē vai citā biedrības izmantotā informācijas kanālā. Ja izmaiņas būtiski ietekmē datu subjektu tiesības vai jau notiekošu datu apstrādi, ELSA Latvia pēc nepieciešamības par tām informē attiecīgās personas atsevišķi.
59. Ja konkrētai aktivitātei, projektam, konkursam, starptautiskai programmai vai pieteikuma formai tiek sniegta īpaša privātuma informācija, tā papildina šo Privātuma politiku un attiecībā uz konkrēto apstrādi piemērojama kopā ar to.
[1] Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).